各院(部):
学生学籍档案是学生大学生活的历史纪录,也是高校档案中最重要的组成部分;每个学生档案材料保存的完整与否,都可能对学生甚至对学校声誉造成影响。为做好档案管理工作,学校档案室要求,各院(部)将每一届毕业生学籍档案材料先交教务处汇总后再移交档案室,所交的材料必须完整、准确、有序,请于6月25号前将2019届毕业生档案材料交齐。
2019年需交的档案材料及建档要求:
一、学籍卡。
1.只要是毕业资格审查表有的名字,学籍卡都要一一对应、按序排好,不能缺漏。
2.学籍卡上的内容要填写准确、完整。
3.学籍卡上照片处请使用电子版照片。
二、成绩单。
1.要求齐全。审查表中学生名单不论是退学、开除学籍、提前毕业等情况都要有成绩单与之相对应。出国项目、交流生的国外成绩单也需提供原件。
2.要求有序。按审核表中序号排列好,特别是双学位的成绩单按序排列好。
3.成绩单一式三份(一份装学生档案、一份交教务处、一份学院保存)。
4.成绩单必须加盖教务处章。
三、班级学生名单一份。
备注栏标注学生学籍异动情况(休学、延期毕业、退学、开除学籍、提前毕业等)。
四、页边距要求。
1.横排表:要求上侧边距大于2cm。
2.竖排表:要求左侧边距大于2cm。
五、每班一个档案袋,内装班级学生名单(一份)、成绩单(一份)、学籍卡(一份),按学生名单→成绩单→学籍卡的顺序放好集中交学籍科,并附院(部)档案移交目录表两份。
附件一:学籍档案标准规范要求
附件二:学籍档案中《班级学生名单格式》
附件三:案卷移交目录
教务处
2019-06-11